Informativa Privacy per le Terze Parti nell’ambito del processo di Due Diligence attraverso piattaforma dedicata
La società Menarini che svolge l'attività di due diligence (di seguito il "Titolare del Trattamento") informa che i dati personali forniti con i Questionari di Due Diligence ("Questionari"), nonché gli altri dati che potranno essere legittimamente raccolti dal Titolare del Trattamento tramite accertamenti indipendenti e fonti pubblicamente disponibili per verificare le informazioni fornite tramite i Questionari, saranno trattati dal Titolare del Trattamento per finalità connesse alla due diligence, che è a sua volta finalizzata ad effettuare le opportune verifiche circa l'affidabilità etica e l'integrità delle controparti (ivi comprese le condizioni personali e/o interdittive) che dovranno intrattenere rapporti commerciali con il Titolare del Trattamento. I dati potranno essere trattati dal Titolare anche per adempiere ad obblighi di legge derivanti dalle normative vigenti, nonché per perseguire i propri legittimi interessi a tutela dei propri diritti in sede giudiziaria o per far rispettare il Codice di Condotta del Gruppo Menarini. Le basi giuridiche del trattamento sono l'interesse della società ad effettuare i controlli, la necessità di esecuzione del contratto/ delle attività precontrattuali, la necessità di adempiere ad obblighi di legge e il Suo consenso.
I dati sono trattati sia manualmente che elettronicamente e sono inseriti nei sistemi informatici del Titolare del Trattamento nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati, compresi gli aspetti relativi alla sicurezza e alla riservatezza dei dati e in linea con i principi di minimizzazione, trasparenza, trattamento lecito e trasparente. I dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e, in ogni caso, i criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione tengono conto del rispetto dei termini minimi previsti dalla normativa applicabile (ad esempio, in relazione agli adempimenti fiscali e contabili, nonché ai termini di prescrizione di legge entro i quali il Titolare del Trattamento può avere necessità di utilizzare i dati per tutelare i propri interessi in sede giudiziaria), dei principi di limitazione della conservazione dei dati e di efficiente gestione degli archivi aziendali.
I dati personali trattati per le finalità di cui sopra sono quelli da Lei forniti nei Questionari e quelli legittimamente raccolti dal Titolare come sopra descritto. Il trattamento dei dati personali è necessario per le finalità di cui sopra - in mancanza di essi, il rapporto contrattuale non potrà essere instaurato / proseguito.
I dati personali conferiti sono accessibili al personale del Titolare del Trattamento che ha necessità di trattarli per l'espletamento delle finalità sopra indicate, ossia al personale appartenente alle unità amministrative, ICT, internal audit e compliance, HR, contabilità, nonché ad altro personale che ha necessità di trattare tali dati per l'espletamento delle proprie mansioni professionali; i dati potranno inoltre essere comunicati ad altre società del Gruppo Menarini per il perseguimento delle medesime finalità sopra indicate e/o per finalità amministrative. La persona che compila i Questionari garantisce di aver assolto a tutti gli obblighi previsti da tutte le leggi/regolamenti applicabili in materia di privacy, lavoro e altre leggi/regolamenti per la comunicazione dei dati personali di terzi, riportati nei Questionari, e il loro trattamento da parte del Titolare come specificato nel presente documento, incluso, ove applicabile, la consegna di una copia della presente informativa ai suddetti terzi e la raccolta del loro consenso. L'utente dovrà conservare le prove della raccolta di tale consenso e comunicarle al Titolare del Trattamento su richiesta. L'utente si impegna a tenere indenne il Titolare del Trattamento da qualsiasi conseguenza derivante dalla mancata osservanza di tali obblighi di comunicazione dei dati.
I dati conferiti potranno essere trattati, anche all'estero, da: (i) istituzioni, autorità, enti/organismi governativi per le loro finalità istituzionali, come previsto dalla normativa applicabile; (ii) professionisti, consulenti - che operino in partnership con altri professionisti o come imprenditori individuali - e fornitori di servizi ai quali la società affida servizi commerciali, professionali o tecnici (come ad esempio servizi informatici e di Cloud Computing) per il perseguimento delle finalità sopra indicate; (iii) a terzi in caso di fusioni, acquisizioni, rilevazioni di aziende o rami d'azienda, revisioni contabili o altre operazioni straordinarie; (iv) agli Organismi di Vigilanza del Titolare del Trattamento incaricati di far rispettare il Codice di Condotta, per il perseguimento delle proprie finalità di vigilanza. Tali destinatari riceveranno solo i dati necessari all'espletamento delle loro funzioni e si impegneranno a trattarli nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati. I dati potranno essere comunicati anche ad altri legittimi destinatari ai sensi della normativa vigente. Tali destinatari tratteranno i suddetti dati personali, a seconda dei casi, in qualità di titolari, responsabili o autorizzati al trattamento dei dati personali, per le finalità sopra indicate e nel rispetto delle leggi sulla protezione dei dati.
I trasferimenti di dati verso altri Paesi avverranno in conformità con le leggi applicabili, nel rispetto di adeguate garanzie (ad esempio, clausole contrattuali stipulate con i destinatari, in linea con i requisiti di legge). Ulteriori dettagli sulle garanzie sono disponibili su richiesta. Accettando i termini della presente informativa, l'utente acconsente esplicitamente a tali trasferimenti.
Salvo quanto sopra specificato, i dati personali non vengono comunicati a terzi e non vengono diffusi.
Contattando il Titolare del Trattamento o il suo Responsabile della Protezione dei Dati (dpo@menarini.com), Lei e i soggetti indicati nei Questionari potrete esercitare i diritti applicabili previsti dalla legge, quali il diritto di ottenere la conferma che il Titolare del Trattamento stia trattando o meno i Suoi dati personali, verificarne l'origine, il contenuto, l'esattezza, l’ubicazione (compresi i paesi in cui possono essere stati trasferiti), ottenerne una copia, chiederne la rettifica e, laddove la legge applicabile lo preveda, limitare o opporsi al loro trattamento, ottenerne la cancellazione, informare il Responsabile della Protezione dei Dati di qualsiasi uso dei dati che appaia inappropriato o presentare un reclamo all'Autorità Garante del proprio paese. Coloro che risiedono nello SEE possono segnalare i problemi all'Autorità garante della privacy del proprio paese: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_it
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