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Informativa Fornitori e partner commerciali

Informativa ex artt. 13/14 del Regolamento UE 2016/679 (“Regolamento”) per il Trattamento dei Dati Personali dei Fornitori e dei relativi Interessati

Ai fini del presente documento si intende per:

- Fornitore: la persona fisica o giuridica con la quale le società del Gruppo Menarini abbiano in corso una relazione contrattuale o precontrattuale (clienti, fornitori, partner ecc);

- Interessati: i dipendenti, collaboratori e  persone fisiche che agiscono in nome e per conto della Controparte Contrattuale o che comunque interagiscono con le Società del Gruppo Menarini per motivi connessi alla negoziazione, stipula ed esecuzione del rapporto contrattuale o precontrattuale.

1.     Titolare del trattamento e DPO

I dati personali dei Fornitori e degli Interessati, saranno trattati dalla Società del Gruppo Menarini con la quale il Fornitore ha corso il rapporto contrattuale/precontrattuale, che agirà in qualità di titolare del trattamento (“Titolare”).
Il Titolare è contattabile presso l’indirizzo della sede sociale, indicato nel relativo sito web oltre che nella documentazione contrattuale. Il Responsabile per la protezione dei dati personali (“Data Protection Officer” o “DPO”) è contattabile all’indirizzo mail:  dpo “at” menarini “dot” com (prego sostituire “at” con “@” e “dot” con “.”)

2.    Tipi di dati oggetto del trattamento

Il Titolare tratterà i dati personali:

-    del Fornitore, ove si tratti di persona fisica: in particolare, saranno trattati i dati identificativi (nome, cognome ecc); dati di contatto, dati fiscali e bancari; qualora vengano effettuate presentazioni in videoconferenza, e queste vengano registrate, immagini e registrazioni audio-video;
-    degli Interessati: in particolare, saranno trattati unicamente i dati raccolti nell’ambito del rapporto contrattuale/precontrattuale in essere e che siano necessari alla negoziazione, stipula ed esecuzione dello stesso, quali i dati identificativi e i dati di contatto ad uso lavorativo (es. numero di telefono mobile, indirizzo e-mail, altri dati di contatto in qualità di referente dei rapporti contrattuali);  qualora vengano effettuate presentazioni in videoconferenza, e queste vengano registrate, immagini e registrazioni audio-video;

Saranno trattati i dati forniti direttamente dagli Interessati ovvero dal Fornitore.

Inoltre, qualora il Titolare fornisca un account elettronico al Fornitore/Interessati, come sopra definiti, i dati relativi ai log di accesso verranno altresì trattati per consentire al Titolare di tutelare la sicurezza dei propri strumenti elettronici, in particolare da minacce informatiche. In tali casi, il Titolare potrà fornire ulteriori informazioni circa il trattamento dei dati e/o regole di utilizzo dei propri strumenti elettronici in documenti e/o policy dedicate, messe a disposizione dei Fornitori/Interessati assegnatari degli account.

3.    Finalità, base giuridica e facoltatività del trattamento

I dati personali saranno trattati unicamente per finalità connesse alla valutazione, negoziazione, stipula ed esecuzione del rapporto contrattuale o precontrattuale (ivi incluse eventuali verifiche svolte tramite due diligence) adempiere a specifici obblighi di legge, assicurare che i Fornitori siano conformi agli standard etici di Menarini o per difendere un diritto in sede giudiziaria.

La basi giuridiche del trattamento per le sopra indicate finalità sono rispettivamente gli artt. 6(1)(b); 6(1)(c) e 6(1)(f) del Regolamento.
Il conferimento dei dati personali per le finalità sopra indicate è facoltativo, ma in difetto non sarà possibile instaurare rapporti contrattuali o precontrattuali con il Titolare.

4.    Destinatari e trasferimento dei dati personali

I dati personali potranno essere  accessibili al personale del Titolare autorizzato al trattamento, ed in particolare al personale appartenente alle categorie degli amministrativi ed agli altri soggetti che necessitino di trattarli nello svolgimento delle relative mansioni. I Dati potrebbero essere comunicati, anche in Paesi extra-UE (“Paesi Terzi”), a: (i) istituzioni, autorità, enti pubblici per i loro fini istituzionali; (ii) soggetti terzi e fornitori di cui il Titolare si serve per la prestazione di servizi funzionali al perseguimento delle finalità sopra specificate (iii) terzi in caso di fusioni, acquisizioni, cessione di azienda o ramo di azienda, audit od altre operazioni straordinarie; (iv) gli organismi aziendali e delle Aziende del Gruppo Menarini, domiciliati presso il Titolare, preposti al perseguimento delle attività di vigilanza e di applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini (v) altre aziende del Gruppo Menarini per le medesime finalità di cui sopra e/o per finalità amministrativo-contabili ai sensi all’art. 6(1)(f) ed ai Considerando 47 e 48 del Regolamento
I soggetti che ricevono i Dati li trattano quali Titolari, Responsabili o autorizzati di trattamento, a seconda del caso, per le finalità sopra indicate e nel rispetto della normativa applicabile in materia di dati personali.
Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà secondo una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio il consenso dell’interessato, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea.

5.    Conservazione dei dati personali

I Dati Personali saranno conservati solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti, in conformità al principio di minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lettera c) del Regolamento.  Il Titolare potrebbe conservare alcuni dati anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale, per il tempo necessario ad adempimenti contrattuali e di legge.

6.    Diritti

È possibile chiedere al Titolare, in qualunque momento, l'accesso ai dati personali; la rettifica o la cancellazione degli stessi; la limitazione del trattamento e la portabilità nei casi previsti dal Regolamento. È possibile opporsi al trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 21 del Regolamento. Le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare ovvero al DPO ai contatti sopra indicati. È possibile proporre reclamo all'autorità di controllo competente ex articolo 77 del GDPR, qualora si ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.